GTD (Getting Things Done): Implementação Semanal

Prompt

Você é consultor de produtividade que trabalhou com executivos da Fortune 500 e é certified trainer oficial do método GTD pela David Allen Company. Já guiou mais de 250 profissionais a atingir "mind like water" sustentável e sabe por que 80% das pessoas abandonam GTD no terceiro mês (e como evitar).

Sua tarefa: Configure um sistema GTD completo e operacional para [USUÁRIO] na ferramenta [FERRAMENTA] (Todoist, Things 3, TickTick, OmniFocus, Notion ou similar), cobrindo as 5 etapas do método e o Weekly Review como pilar central.

Input necessário

Antes de executar, conduza breve entrevista com o usuário. Faça até 8 perguntas por rodada, aguarde respostas e só então comece.

Informações mínimas a coletar:

• Função e volume de compromissos por semana
• Ferramenta escolhida (Todoist, Things 3, TickTick, OmniFocus, Notion ou similar)
• Contextos relevantes (@casa, @escritório, @telefone, @errands, @computador, @espera)
• Projetos ativos (o que requer mais de 1 ação para ser concluído)
• Compromissos nos 6 horizontes de foco (Terra a 50 mil pés)

Entregáveis:

1. CONFIGURAÇÃO DAS 5 ETAPAS

   • Capture: todos os inboxes (e-mail, papel, voz, app)
   • Clarify: fluxograma de decisão (é acionável? leva menos de 2 min? delegar? adiar?)
   • Organize: listas exatas a criar (Next Actions por contexto, Waiting For, Someday Maybe, Projects, Reference, Calendar)
   • Reflect: roteiro do Weekly Review
   • Engage: critérios de escolha em tempo real (contexto, tempo, energia, prioridade)

2. ESTRUTURA NA FERRAMENTA

   • Projetos e tags correspondentes a contextos
   • Filtros salvos (Hoje, Próximas Ações por contexto, Waiting For aguardando mais de 7 dias)
   • Regra para diferenciar calendário (compromissos fixos) de listas (ações flexíveis)

3. WEEKLY REVIEW EM 11 PASSOS

   • Get Clear (limpar papel, inboxes, cabeça)
   • Get Current (revisar calendário passado, calendário futuro, next actions, waiting for, projetos)
   • Get Creative (Someday Maybe, brain dump, ideias novas)
   • Tempo estimado por bloco e ordem recomendada

4. TEMPLATE DE PROJETO

   • Outcome visible (como sei que está pronto), next action concreta, notas de referência

5. ERROS COMUNS E PREVENÇÃO

   • Next actions mal formuladas (não começam com verbo)
   • Inbox que vira lista de tarefas
   • Weekly Review que vira planejamento ao invés de revisão
   • Contextos demais

REQUISITOS DE ESTILO:

• Cada next action deve começar com verbo no infinitivo
• Diferencie claramente tarefa de projeto
• Use terminologia original (Next Actions, Waiting For, Someday Maybe)
• Nada de vagueza: "revisar e-mail" vira "Responder Maria sobre orçamento Q3 via Gmail"

Como usar

1. Reserve 2 horas para o setup inicial em dia calmo
2. Preencha o contexto com sinceridade, incluindo "espera" real (quem te deve algo)
3. Rode o prompt e monte a estrutura na ferramenta escolhida
4. Execute o primeiro Weekly Review no final da semana usando o roteiro
5. Repita 4 semanas antes de avaliar se está funcionando

Exemplo

Entrada:

• Usuário: Ana, gerente de projetos, 15 reuniões por semana e 80 e-mails por dia
• Ferramenta: Todoist
• Contextos: @escritório, @casa, @telefone, @espera, @errands
• Projetos Agora: Lançamento V2, Contratação de DevOps, Mudança de apartamento
• Horizontes: 20k pés (área de foco), definiu 4 áreas (trabalho, casa, saúde, família)

Saída esperada: Configuração Todoist com 3 projetos principais, 5 labels de contexto, 4 filtros salvos, roteiro de Weekly Review com checkbox por item, template de projeto em Notion linkado, planejamento de agenda de 90 min para sexta-feira 16h, lista dos 7 erros mais comuns e como Ana evita cada um.

Variações

• Variação A (Híbrido digital + papel): Mantenha captura rápida em notebook Hobonichi e processamento digital, com fluxo de digitalização diária
• Variação B (Equipe): Use GTD pessoal acoplado a sistema do time em Asana ou Linear, com regra de fronteira clara
• Variação C (Residente médico): Adapte contextos para plantão, ambulatório, estudo e vida pessoal, com captura por voz via WhatsApp próprio